国外人事档案管理的特点，是“规范管理、审慎开放”和“公私分明”。
规范管理 审慎开放
一些研究者曾片面认为，国外人事档案的“规范管理”就是集中管理，即把人事档案的管理权收归国家系统，这是不完全正确的。
以美国为例，实行集中管理的人事档案，仅限于公有系统，包括选举产生的官员、公务员、政府雇员和政府临时雇员等。之所以采取集中管理模式，是因为这些人都是为“公家”工作的，政府既有权力、也有必要为他们统一建立人事档案，以方便管理和规范人才流动、使用。
美国全国最高的联邦人事档案管理机构，是人事管理总署（OPM），各地联邦政府机构、职能部门和下属单位，均统一设置人事部门，负责管理本单位各类现职人员的人事档案。
美国是联邦制国家，各州政府雇员系统和联邦自成体系，州一级政府普遍设立管理本州现职雇员人事档案的人事部门，州所属各类部门、单位同样会设置相应的人事部门，其名称则各州有所不同，有的叫“人力资源办公室”，也有的叫做“人事办公室”，但职能大同小异。在州以下的县、市也有这类人事档案管理部门存在，但美国县、市级政府机构精简，下属单位有限，其人事档案管理部门也相应设置简单，有些甚至只有一个人。
如果是已经离职的联邦政府前雇员，其人事档案将由国家人事文件中心（NPRC）集中保存，地点在密苏里州圣路易斯市。NPRC分为“军职”、“文职”两部分，任何联邦政府雇员不论职务、级别、雇佣性质，死亡、离职或工作调动120天后，其人事档案都会分军职、文职，移交到NPRC。
至于私立系统则截然相反，采用的是分散管理、社会化保存形式。私营机构不论盈利、非盈利兴性质，雇员人事档案都由各自单位自行建立、保存，雇员离职后，这些人事档案，原单位或销毁、或自行保存，或移交到专门的商业性文件中心寄存，离职雇员和上述档案从此了无瓜葛，如果进入新的工作岗位，不论其性质是“官”是“民”，都不会有旧档案“跟着人跑”。
在一些欧洲国家（如法国），不存在如OPM这样的政府统一现职雇员人事管理机构，即便政府雇员的人事档案，也分别由各部门所设人事管理部门自行建立、保存，但政府负有领导、统筹之责。而非现职政府雇员的人事档案管理方式，则和美国大同小异，均采用集中管理的方式。而在私立系统方面，和美国一样，普遍采取分散管理、人档分离的模式。
政府雇员之所以普遍采取人事档案集中管理的模式，是为了便于政府经济、高效低管理人事档案，协调人力资源分配，便利人才合理流动和优化配置，而对离职人员档案的集中保管程度设置高于现职人员，则是因为这类档案数量远多于前者，集中保管可以节约大量经费，并以较低成本提供较好的保存、检索条件（加拿大曾调研发现，离职人员档案集中保管较各单位分别建造档案室保管，经费节约75%以上）。
和政府雇员人事档案必须考虑“易查性”截然相反，私立系统的人事档案（尤其已离职雇员的人事档案）是不必、甚至不能考虑这一特性的。由于国外普遍重视个人隐私，非政府机关无权了解“多余的”雇员个人信息，在雇员离职后原单位与之事实上业已“脱钩”，新单位也无需从旧单位处了解雇员信息（事实上也没有这样的权力），在这种情况下，人事档案分散化、社会化，并实现人档分离，也就顺理成章了。
政府雇员不论是怎样的雇佣性质，其工资、福利都是来自同一“雇主”——各级政府部门，即便离职也往往会享受一定程度的政府福利，在这种情况下，有理由、有条件、有必要建立一套完整的人事档案管理体系；而私立系统雇员的退休金、社会福利、社会保障都完全社会化，在职时雇主因有义务代扣代缴相关费用而与之关联，一旦离职就或转由社会福利部门、或改由新雇主接续，旧雇主与之再无瓜葛，前后人事档案“脱节”，当然也无半点关系了。
人事档案与知情权
国外公立系统的人事档案不论采取集中管理或统一协调、分部门管理模式，其共同的特点是信息完整连贯，且便于查询。
便于查询的一个方面，是对这类人事档案，必须遵循诸如美国《信息自由法》等法规，给予一定程度的开放。
比如美国，现职或离职政府雇员的人事档案，只要在法律许可范围内，符合条件的利用者都有权申请调阅。不过“符合条件的利用人”这一条，各国规定大相径庭，一般而言，欧洲国家相对宽松，而美国则只有本人和经过相对人书面授权者，才能调阅完整人事档案，其它申请者所能获得的他人人事档案信息，是相对有限的。不论宽、严，个人信息的披露都会受到严格限制。
以美国为例，要想调阅公营机构雇员人事档案，必须提交书面申请（申请者系档案中本人）、，或书面授权（申请者非本人，授权者才是），必须提交文件中心调档所必须的信息（姓名、出生日期、社会保障号、任职机构名称、职位、起讫日期等），列出所需调阅的文件名或信息，并详细说明理由。
在大多数国家，公立人员人事档案的“审慎开放”原则都在法律层面得到确定，但这种“审慎开放”体现为内容部分可申请调阅，但并不能向公众公开（因此一些人所宣扬的“美国政府官员人事信息完全透明”，是不完全符合事实、在个人隐私方面更与事实差距甚大的）。
至于私立系统雇员，其人事档案的私密性得到更大程度上的尊重，其原先的雇主单位固然不能利用离职雇员人事档案，影响后者未来的职场生涯，后来的雇主单位同样无权去调阅新雇员在受聘以前的旧人事档案。
不论公立、私立系统雇员、前雇员，未经本人授权，即便联邦调查局或当地警方等执法部门，也无权擅自调档查阅，必须向法庭提出申请，获得搜查证后方能查阅。
人事档案和社会信用
在中国，一方面不论公、私系统雇员，都存在“档案随身走”、“人档不分家”的现象，仿佛档案无所不包、无所不记；另一方面，档案又往往挂一漏万，很多重要信息或不完整，或容易弄虚作假，令无所不包、无事不管的档案，在需要信息查询时，有时反倒沦为一张无用的废纸。
对此，国外的作法是适当分流人事档案功能，将个人信用记录、社会保障信息等和人事有关的信息，从人事档案中分离出来。
在许多国家，个人信用记录对大到贷款违约、小到汽车逃票的个人信用都予以记录、评估，这一记录对用人单位、当事人申请服务的金融机构和其它社会服务部门而言，是可以查询的，并可从中得到许多有益于评估当事人的重要信息，如果个人信用记录不佳，求职、购房、贷款等任何与信用二字有关的业务，都会受到严重影响。
至于社会保障信息，美国1935年起就设立9位数的“社会保障号码”SSN，其余许多工业化国家、甚至不少新兴国家都普遍设立，这种俗称“工卡”的社会保障号码，记录了诸如雇员、雇主缴纳保险金情况等信息，新雇主可从中了解到一些有意义的资料，如雇主此前的就业和收入概况，有没有本地工作资历和经验，有没有领取失业金记录，等等。
个人信用记录和社会保障号码的建立，对“信息公开”和“尊重个人隐私”间的两难作了较好的平衡，当事人可通过人事档案管理的规范、查阅的谨慎和“人档分离”原则的确立，保护自己的个人隐私，而有关单位则可通过和人事档案剥离的个人信用记录、社会保障号码信息，在不触及关键隐私的前提下，获取当事人的重要信息。
人事档案和社会信用信息的分离，进一步确立了“人档分离”原则。由于部分关键个人资信信息系记录在个人信用记录或“工卡”信息中，实现了社会化管理，个人若动篡改人事档案的念头，既没有必要，事实上也毫无意义。
不仅如此，上述措施也让档案管理方变得更轻松——毕竟更多的“生杀予夺大权”被独立的个人信息记录所承担，管理人事档案也不必“战战兢兢、如履薄冰”了。
【欢迎转载 请注明来源】
